In der Planungsgruppe Kulturtage finden sich alle beteiligten staatlichen und städtischen Dienststellen, Bildungseinrichtungen und freien Kulturanbieter zusammen, um die Kulturtage vorzubereiten. Sie ist außerdem Diskussionsforum und Impulsgeber der Kulturtage. Weiter dient sie der Vernetzung der Aschaffenburger Kulturszene und ist offen für alle Kulturtreibenden der Stadt Aschaffenburg.
Die Organisation der Planungsgruppe übernimmt das Kulturamt. Die Gruppe trifft sich mindestens zwei Mal jährlich in Präsenz. Informationen zu den Kulturtagen werden vom Kulturamt regelmäßig über einen E-Mail-Verteiler an die Planungsgruppe versandt.
